Комплексная автоматизация бюджетирования на БИТ.Финанс

Задача

Компания на постоянной основе осуществляет контроль и аналитику продаж дилеров и поддерживает систему лояльности «Фонд развития продаж», благодаря которой, менеджеры могут поощрять своего дилера — предоставлять скидки и другие бонусы. Для продавцов сантехники разработана еще одна программа лояльности «Сантехкопилка»: на каждом изделии есть промокод, за него продавец получает определенное количество баллов, которые впоследствии можно обменять на призы. Контроль качества продукции осуществляется при помощи горячей телефонной линии для получения обратной связи от конечных покупателей.Благодаря продуманной схеме выстраивания дилерской сети, компания достаточно быстро растёт, и следующим этапом развития стала автоматизация бюджетирования. Около трёх лет назад, в компании «Русская арматура» предпринимались попытки автоматизации этого направления на базе системы «БитФинанс», но они не увенчались успехом. На момент обращения в «Кораду», в компании Заказчика произошли большие структурные изменения, поэтому предыдущие настройки в «БитФинанс» перестали быть актуальными, вследствие чего бюджетирование велось в Excel. Требовалось внедрение данной системы «с нуля».

Решение

На первоначальном этапе, было проведено обследование и корректирование бизнеса-процессов бюджетирования организации. Совместно с Заказчиком, были проработаны все статьи БДДС, разработаны справочники номенклатуры. Также были прописаны бизнес-процессы и разработаны свои списки статей для каждого ЦФО с учетом особенностей оргструктуры компании: вся территория поставок товара разделена на регионы, контроль и финансовое планирование необходимо было автоматизировать в каждом.

Далее происходило поэтапное внедрение и настройка следующих блоков системы «БитФинанс»:

блок Бюджетирование: автоматизирует процессы планирования и разработки бюджета;
блок Казначейство: автоматизирует работу с заявками на платеж на основе бюджета подразделения, от которого поступает заявка;
блок Сбор факта ДДС: автоматизирует получение факта движения денежных средств благодаря фиксации всех входящих и исходящих платежных поручений, что помогает быстро фиксировать кассовый разрыв и оперативно принимать решения об оплатах.

На последнем этапе работы над проектом было проведено обучение пользователей: финансовых менеджеров и финансового директора, а также руководителей всех подразделений для достижения финансовых показателей по каждому ЦФО.

Результат

Заказчик, совместно с «Корадой» продолжает развивать свою систему. На данный момент, наши специалисты оказывают полноценную техническую поддержку внедренных блоков системы: производят регулярные обновления, корректировки статей бюджета, оказывают консультации различного характера. В конце 2018 года запланирован проект по автоматизации сбора факта БДР для получения Заказчиком полноценного комплексного инструмента для финансового планирования и управления.

Отзыв

В связи с расширение географии продаж у нашей компании возникла необходимость ведения бюджетирования и управленческого учета. Для внедрения поставленной задачи выбрали продукт БИТ. Финанс.Проф. Но внедрение усложнялось протестом со стороны пользователей и привычкой ведения учета, преимущественно ручным способом в таблицах Excel и других системах. Также, не было понимания как именно мы хотим видеть учет.

Для решения данной задачи мы обратились в компанию «Корада». Нам были выделены специалисты: разработчик и методолог, которые прошли вместе с нами весь проект с начала, и до конца. Была выполнена большая работа по внедрению блоков бюджетирования и казначейства, обучению пользователей. В ходе проекта решались самые разные вопросы, в том числе те, которые невозможно было предусмотреть в начале.

Стоимость внедрения проекта обговаривалась и была зафиксирована в самом начале и ни разу за все время внедрения не была увеличена, хотя и решались вопросы, возникающие по ходу проекта и не обговоренные ранее.

На сегодняшний день, блоки Бюджетирования и Казначейства внедрены и пользователи привыкают работать в новой системе.

Текущие планы, которые мы планируем осуществить с помощью компании «Корада» — выстраивание управленческого учета и получение долгожданных отчетов для руководства.

Наши отношения с компанией «Корада» сложились, как теплые и дружественные и мы можем порекомендовать компанию « Корада», как надежного партнера для разбора бизнес-процессов компаний и решения сложных задач.